Materi Microsoft Word

Di Blog ini, saya akan menerangkan beberapa materi mata kuliah Microsoft Word yang pernah saya pelajari selama Semeseter 1 di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. 

Materi yang akan saya bahas disini ada 3 yaitu, Denah Lokasi, Diagram dan Mail Merge.

disini kita akan diajarkan bagaimana cara mengaplikasikan ketiga materi tersebut di kehidupan dunia kerjamu nanti, have fun and lets begin !!

1. Denah Lokasi:

Denah lokasi adalah Denah yang menunjukkan suatu lokasi atau letak suatu tempat atau daerah, medan, bangunan, dll yang biasanya dilengkapan dengan arah mata angin dan gambar-gambar / simbol tertentu.. 

Denah biasa di pakai ketika pada pembuatan surat undangan dalam bentuk apapun itu. Untuk itu mari kita buat denah dengan Microsoft Word.

Dalam hal ini saya membuat denah Kampus menuju Kos saya karena lebih mudah mengingatnya. Hehe Jadi let’s do it !!

1. langkah pertama kita buka Microsoft Word terlebih dahulu.

2. Setelah dibuka, klik insert --> shapes --> pilih garis

3. Tempatkan pada posisi mana saja yang penting jangan terlalu mendekati garis bawah, atas, samping kiri dan kanan

4. Lalu, kita buat jalur Pantura dan jalan menuju kampus, jangan lupa di grup dengan mengeklik semua garis lalu klik kanan --> grup

5. Lengkapi gambar gambar dan keterangan untuk memperjelas denah tersebut. memasukkan gambar itu dengan cara mengelik insert --> clip art --> pilih apa yang anda suka

6. Setelah selesai, save denah dengan mengeklik ctrl+S secara bersamaan, dan denah pun selesai dibuat.

2. Diagram:

Diagram adalah suatu representasi simbolis informasi dalam bentuk geometri dua dimensi sesuai teknik visualisasi. Kadang teknik yang dipakai memanfaatkan visualisasi tiga dimensi yang kemudian diproyeksikan ke permukaan dua dimensi. Kata grafik biasa dipakai sebagai sinonim kata diagram.

1. Letakkan kursor di tempat diagram atau grafik akan ditempatkan.
2. Klik menu "Insert"
3. Klik "Chart"
4. Muncul dialog box "Insert Chart". Pilih jenis dan bentuk grafik dan kolom yang diinginkan. Lalu klik "OK"

5. Pada layar akan muncul tampilan dokumen word dan lembar kerja excel secara berdampingan. Dokumen word menjadi tempat grafik sedangkan lembar kerja excel merupakan tempat entri data yang akan dijadikan grafik.

6. Masukkan data pada cell di lembar kerja excel. Input data bisa dilakukan secara manual (mengetik satu persatu) atau copy paste jika sebelumnya sudah memiliki data yang berbentuk tabel.
7. Jika data sudah dimasukkan semua (dalam excel), Ms. Excel dapat ditutup atau diminimize. Jangan lupa perhatikan garis bantu biru yang terdapat pada excel. garis tersebut merupakan pembatas kolom dan baris data yang dijadikan grafik. Geser garis tersebut menyesuaikan data.
8. Untuk memberi judul tabel klik menu Layout > Chart Title > Above Chart. Kemudian edit "Chart Title" yang muncul di atas grafik.
9. lakukan berbagai edit / penyesuaian mulai dari menambahkan Axis Title, merubah posisi Legenda, merubah bentuk dan warna grafik, merubah ukuran grafik, mengatur rentang nilai yang ditampilkan dan lain sebagainya.

3. Mail Merge:

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru

2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

3. Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.

4. Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

5. Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

6. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.

7. Cari file Anda, kemudian klik Open.

8. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

9. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

10. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.

11. Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

12. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.

13. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.

14. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.

15. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda

16. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.

17. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters 

18. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.

19. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge 

Nah, itulah sekilas materi mengenai apa yang telah saya pelajari selama berkuliah di semester 1 ini. semoga bermanfaat dan semoga kita semua dapat saling menginspirasi satu sama lain ya kawan :))

Klik Link Untuk Download File